3. Kitöltéshez formai és tartalmi követelmények

3.1. ÁNYK alapú beszámoló űrlap

A beszámolók elkészítéséhez szükséges ÁNYK űrlapok (PK-141 és PK-142) a bal oldalon található "Civil eljárás során alkalmazandó nyomtatványok" menüpontból (http://www.birosag.hu/allampolgaroknak/civil-szervezetek/civil-nyomtatvanyok) tölthetőek le.

3.2. Szervezeti adatok pontossága

Az OBH kizárólag azon beszámolókat, illetve közhasznúsági mellékleteket tudja befogadni, melyek esetében a beküldő szervezet pontosan beazonosítható, ezáltal az érintett szervezet beszámoló, illetve közhasznúsági melléklet letétbe helyezési kötelezettsége is megállapítható.

Ügyelni kell arra, hogy a feltüntetett név teljes mértékben egyezzen a civil szervezet nyilvántartásba vett nevével. A pontatlan, elírást tartalmazó, hiányos vagy rövidített név esetén a szervezet beazonosítását az OBH nem tudja elvégezni. Ide tartozik az az eset is, ha a névben például „..” karakter szerepel.

3.3. Civil Szervezetek Névjegyzéke

Célszerű a beszámoló és a közhasznúsági melléklet megküldése előtt ellenőrizni, hogy a szükséges azonosító adatok (a szervezet neve, nyilvántartási száma, bírósági ügyszám) összhangban vannak-e az Országos Névjegyzékben az adott civil szervezetre vonatkozóan közzétett adatokkal.

Amennyiben a szervezet valamely azonosító adata tekintetében eltérés tapasztalható, a nyilvántartásba vételről rendelkező törvényszéken a civil szervezetnek változásbejegyzési eljárást kell kezdeményeznie, vagy az adatok pontosítását, javítását kell kérnie figyelemmel arra, hogy az Országos Névjegyzék a törvényszéki nyilvántartási adatokból épül fel és az OBH az azonosítást ezen adatbázis alapján végzi el.

3.4. Papír alapú beszámolók aláírása, eredeti példány megküldése

Papír alapú beszámoló esetén figyelni kell arra, hogy az OBH csak az eredeti, a képviselő által szabályszerűen aláírt és keltezéssel ellátott nyomtatványt tudja kezelni.

3.5. Elektronikus beküldés esetén, ha nem a Névjegyzékben feltüntetett képviselő küldi be a beszámolót 

A beszámoló elektronikus úton való megküldése esetén - mivel azt elektronikus aláírással nem kell ellátni -amennyiben beküldőként nem a szervezet képviseletére jogosult személy jár el, csatolni kell a képviselő részéről a beküldő személy részére adott teljes bizonyító erejű magánokiratba foglalt meghatalmazást is. Mindkét esetben az OBH kizárólag a megfelelő (egyszeres könyvvitel esetében: PK-141, illetve kettős könyvvitel esetében: PK-142) formátumú nyomtatványokat tudja befogadni! 

3.6. Tárgyév

 A kitöltéskor különösen célszerű ellenőrizni, hogy a nyomtatványon a tárgyév rovatban a megfelelő év (tehát az az üzleti év, melyre a beszámoló vonatkozik) szerepeljen és a beadvány minden szükséges oldalt tartalmazzon.