Elkészült a bíróságok egységes iratkezelési szabályzata

Az Országos Bírósági Hivatal Elnöke 17/2014. utasítással kiadta a bíróságok egységes iratkezelési szabályzatát, amely 2015. január 1-től  felváltja  a több mint 10 éves iratkezelési szabályzatot.

A szabályzat szövegének előkészítése 2012-ben kezdődött meg, a normaszöveg-tervezeteket véleményezés és javaslattétel céljából az OBH iratkezelési Munkacsoportja folyamatosan a bíróságokkal egyeztette. Az elkészült tervezet szövegének felhasználásával a hatályos szabályzatot a 12/2013. (XII. 31.) OBH utasítással és a 9/2014. (VII. 4.) OBH utasítással az érdemi részek, rendelkezések tekintetében az OBH Elnöke módosította. Az érdemi módosítások érintették a peres, nemperes ügyek fogalmát, a lajstromozást, az elektronikus iratkezelést. Különösen fontos a bíróságokra érkezett ügyek lajstromozásának megújítása, az ügyek számba vétele. A megváltozott központi igazgatás új kihívásai indokolták az elnöki ügyvitel átalakítását és elektronizálását.  Az új cégjogi szabályokra tekintettel módosult a cégeljárás kezelése is.

Az OBH Elnökének normatív utasításával kiadott új egységes iratkezelési szabályzat az említett módosítások tovább fejlesztésével, a bíróságok gyakorlatában bevált rendelkezések beépítésén túl igazodik a megváltozott jogszabályi környezethez; az anyagi és eljárási törvényekhez, ezek végrehajtási rendeleteihez és különösen a bírósági ügyvitel módosult rendelkezéseihez.

A szabályozás kialakítása során fontos szempont volt a jogkereső közönség, az ügyfelek kiszolgálásának javítása és a kapcsolattartásban a modern informatikai eszközök igénybevehetőségének bevezetése, kiemelendő pl. a regisztrált ügyfelek részére sms vagy e-mailküldés.

Arra törekedtünk továbbá, hogy az ügyek kezelése során minél jobban kihasználható legyen a folyamatosan bővülő, illetve rendelkezésre álló informatikai eszközpark, ez értelemszerű az elektronikusan kezdeményezhető peres eljárásoknál, cégeljárásoknál, csőd- és felszámolási eljárásoknál. Természetesen fontos szempont volt az adatvédelem.

Az ügyek lajstromozása, számbavétele során rögzítésre kerülnek azok az adatok is, amelyek szükségesek a részletesebb, pontosabb és az ügyek minőségét, súlyát is megjelenítő statisztikai adatszolgáltatáshoz, amely összhangban az OBH Elnökének stratégiai céljaival átláthatóbbá és ellenőrizhetőbbé teszi a bíróságokat.

Az OBH európai uniós pénzügyi alapokból finanszírozott EKOP 1.1.16 és EKOP 2.1.22, EKOP 2.A.2: azonosító jelű projektjeivel megvalósított BIIR fejlesztések 2015. január 1-jével életbe lépnek, ezért az azok jogi alapjait megteremtő iratkezelési szabályok is beépítésre kerültek: lajstrom, statisztika, súlyszám;betekintő tájékoztató rendszer: sms és email küldés.

Az OBH a szabályzat hatályosulását folyamatosan figyelemmel kíséri és a gyakorlati tapasztalatok felhasználásával, szükség esetén gondoskodik a rendelkezések esetleges módosításáról, továbbá a szabályzat meghatározó rendelkezéseihez és új rendszeréhez igazítva előkészíti az irattározásra vonatkozó új szabályokat.

A szabályzat elérhető a Magyar Közlöny hivatalos oldalán - ide kattintva (a 13458. oldalon.)

Budapest, 2014. december 22.