Lengyelországban a polgári és kereskedelmi ügyekben sikerrel alkalmazzák a tárgyalótermi kép-és hangrögzítést

Az Országos szintű tárgyalótermi kép-és hangrögzítés, valamint távmeghallgatás bevezetésének előkészítése projekt keretében dr. Tóth Gabriella és dr. Rochlitz Zoltán a jogi-igazgatási munkacsoport tagjai és a Datacare Zrt. két munkatársa 2015. december 15-16 között Wroclawban tanulmányozta a Lengyelországban alkalmazott rendszert. 
A Wroclaw-Fabryczna Kerületi Bíróságon a munkacsoport tagjai egy polgári per szimulált tárgyalásán vettek részt. A folyamatos kép-és hangrögzítést a viszonylag kisebb méretű tárgyalóteremben is a lengyel gyakorlatnak megfelelően két kamerával biztosították.  A nagyméretű kijelzőn a kép a képben megoldással mindkét kamera képe látható volt, az okirat felmutatásakor pedig a dokumentum kamera képe is megjelent. A tanúk képét nem torzították. A tárgyalás korábbi szakaszáról készült felvétel egy részét a tárgyaláson egy külön ablakban visszajátszották – ugyancsak a kép a képben módszerrel – miközben továbbra is folyamatosan rögzítették a képet.  A tárgyalás menete lényegesen gyorsabb volt, a bíró jelentős időt takarított meg azzal, hogy nem kellett jegyzőkönyvet diktálnia. A bíró és a jegyzőkönyvvezető előtt is van egy-egy monitor, melyen az éppen rögzített felvétel, illetve a rövidített jegyzőkönyv tartalma látható. A technikát a bíró utasítása szerint a jegyzőkönyvvezető kezeli. 
A tárgyalóteremben mintegy 70-80 órányi anyagot tárol a rendszer, ha ez betelik, automatikusan menti a külső, központi szerverre. A felvételt az adott iratra vonatkozó selejtezési idő végéig őrzik, de öt év után mindenképpen törlik a képfelvételt, és a továbbiakban csak a hangfelvételt őrzik. A központi tárolónak 1,5 petabyte kapacitása van. A bíró otthon is megtudja nézni a felvételt; online illetve megkaphatja adathordozón is. Az elektronikus jegyzőkönyv két részből áll, a tárgyalásról készült felvételből és az irathoz csatolt rövidített írott jegyzőkönyvből.  A 2016. szeptemberétől hatályos jogszabály-módosítás szerint a jegyzőkönyv-kivonatoknak majd a korábbiakhoz képest több adatot - elsősorban a bizonyítási eszközök, a vallomások lényegét - kell tartalmazniuk. 
A lengyel bírák arról számoltak be, hogy az adott ügy jellege, bonyolultsága határozza meg a felkészülésük módját. Van, amikor elég a saját feljegyzésük, a jegyzőkönyvi írott kivonat és az ügy egyéb iratai, míg más esetben a felvételt is megtekintik. A bíró a tárgyalást követően maga is készíthet elektronikus jegyzetet, amihez csak ő fér hozzá, és a következő tárgyalásra ebből is felkészülhet. A bíró dönthet úgy, hogy leíratja a tárgyalásról készült hangfelvételt, és erre a másodfokú eljárásban a fellebbviteli bíróságnak is van lehetősége. A másodfokú bíróság eljárása során nincs képrögzítés, csak hangfelvétel készül. Egy átlagos tárgyalóterem technikai berendezései 15. 000 euróba kerül. Ahhoz, hogy a rendszert videokonferenciára is alkalmassá tegyék, nem emeli meg lényegesen a költségeket, mert csak a távmeghallgatást biztosító szoftver klienst kell megvásárolni hozzá. 
A Wroclawi Fellebbviteli Bíróságon elhelyezett Informatika Központban a tárgyalótermi kép és hangfelvétel írásbeli átiratának elkészítéséről, az automatikus beszédfelismerő szoftverek alkalmazásának tapasztalatairól, az elektronikus cégjegyzékről és az ingatlan-nyilvántartási rendszerről, valamint az elektronikus postai tértivevény alkalmazásának terveiről tájékoztatták a munkacsoport tagjait. Az informatikai központ feladata az elektronikus eljárásokhoz kapcsolódó országos rendszerek informatikai supportjának biztosítása. A HelpDesk – melyet jelenleg egy külsős cég üzemeltet – segítségével távolról, akár pár másodpercen belül elháríthatók az esetleges problémák. 
Lengyelországban mind a polgári, mind a büntető ügyekben a tárgyalótermi kép-és hangrögzítéssel készült felvétel pótolja a papír alapú jegyzőkönyvet, és egyes esetekben az ítélet írásbeli indoklását is.  2011 óta kötelező a polgári, kereskedelmi és szabálysértési ügyekben, 2016 januárjától pedig a büntető ügyekben is. Lengyelországban 10  központ is működik, ahova a felvételt a leírás érdekében elküldhetik. A felvétel szó szerinti leírása a bíró és az ülnök döntésétől függ, míg a szabálysértési ügyekben a bíróság elnökének hozzájárulása is kell hozzá. Az anyaghoz az eljárás résztvevői a bíróság épületében, illetve a bírósági információs weboldalon keresztül férhetnek hozzá. Amennyiben a bíró szóban indokolja az ítéletet, úgy a felek a polgári és büntetőügyekben is kérhetik annak leírását, míg fellebbezés esetén kötelező leírni. A leírt szöveget senki nem szignózza, a rögzített felvételt látják el elektronikus aláírással. A tárgyaláson készített papír alapú jegyzőkönyv-kivonatot írják alá, s az lesz a papír alapú perirat része. A felvétel szó szerinti leírása 2014 októberéig a perirat része volt, azóta csak a felvétel minősül közokiratnak.
Összességében elmondható, hogy a Lengyelországban 2011-ben bevezetett tárgyalótermi kép-és hangrögzítés sikerrel működik. Az igazságszolgáltatás átláthatósága érdekében fontos szempont volt, hogy ne a bíró dönthesse el, mi kerüljön a jegyzőkönyvbe. Ezen túlmenően az eljárások időtartamának rövidülése és az eljárási költségek csökkenése is pozitívum. A törvényi háttér arra is lehetőséget ad, hogy a bíró adott esetben csak szóban indokolja az ítéletet, ami megkönnyíti az időszerű és hatékony ítélkezési munkát.