Szervezetfejlesztés a Gyulai Törvényszéken

A Gyulai Törvényszéken az Országos Bírósági Hivatal támogatásával sikeresen megvalósult a „Szervezetfejlesztési program államigazgatási és igazságszolgáltatási szervek számára” című pályázata. A projekt alapvető célkitűzése a törvényszék belső működési hatékonyságának javítása, a működőképes belső folyamatok elősegítése, a szervezeti tudás kiaknázása és az önfejlesztő szervezeti kultúra kialakítása. A projekt keretében a teljesítmény menedzsment, a folyamatoptimalizálás, tudásmegosztás, minőségirányítás és változáskezelés területein tett a bíróság jelentős lépéseket. A projekt végrehajtására hat munkacsoportot hoztak létre.
 
A teljesítmény menedzsmentet illetően megvalósult a törvényszéki végrehajtás során az elektronikus árverés bevezetése, a peres és nem peres eljárásokban használt nyomtatványok egységesítése, a bírósági igazgatásban használt egységes sablonok kialakítása, a bírósági nyomtatványok idegen nyelvre (angol, német, francia és román) fordítása, valamint a Gyulai Törvényszék honlapján az ügyfeleket érintő információk közzététele. Az ügyfeleknek készült minták nagy részén elhelyezték az ún. QR-kódot, amely lehetővé teszi, hogy az okostelefonok, az iPad-ek, és más hasonló, internetezésre alkalmas eszközök a kódra történő rákereséssel a kívánt webhelyre kapcsolódjanak, így a Gyulai Törvényszék által bevezetett QR-kód közvetlenül a törvényszék honlapjára irányít. 
 
Az Országos Bírósági Hivatal elnöke kiemelt szerepet szán a bíróságok szolgáltatói szerepe növelésének is. Ennek egyik formája az Interneten elérhető információk körének bővítése. A projekt keretében felkerült a Gyulai Törvényszék honlapjára az iratkezelés, a bírósági ügyvitel, és a tárgyalótermi viselkedés szabályainak ügyfeleket érintő kérdéseiről szóló, közérthető tájékoztató, amely kitér például a kezelőirodák ügyfélfogadási idejére, az iratba való betekintési jog szabályaira. A bíróságoknak nemcsak az állampolgárokat, hanem a civil szervezeteket érintően is mindent meg kell tennie annak érdekében, hogy megkönnyítse az ügyfelek számára nehezen megérthető jogszabályi háttér magyarázatával a beadványok elkészítését, az eljárások kezdeményezését, ezért a honlapra feltöltésre került a közhasznúsági nyilvántartásba vétellel kapcsolatos, valamint a végelszámolóknak szóló ismertető is.
 
A folyamatoptimalizálás célja volt a bírósági mediáció folyamatának leegyszerűsítése akként, hogy a hatékonyság javítása mellett a szervezetek megőrizzék a tevékenységük színvonalát. A bírósági mediációról az ügyfelek számára egy egyszerű, ugyanakkor közérthető film készült, amelyet 2014. április 14-én megtartott workshop keretében mutattak be, és amely megtalálható a Gyulai Törvényszék honlapján is. A rövidfilm – amely az egyik legtipikusabb pertípushoz, a házastársi jogvitához kapcsolódik - alkalmas arra, hogy az ügyfelek könnyebben megértsék a bírósági mediáció lényegét, menetét, és megteremti annak a lehetőségét, hogy az egyre növekvő jelentőségű jogintézmény igénybevétele kiszélesedjék, gyakoribbá és eredményesebbé váljon. Éppen ennek érdekében a rövidfilm bemutat olyan további jogvita típusokat is (szomszédjogi, kártérítési, munkaügyi), amelyek esetében a bírósági közvetítés a költségesebb és általában hosszadalmasabb perekhez képest minden ügyfél számára lényegesen egyszerűbb és hatékonyabb megoldást jelenthet. 
 
A Gyulai Törvényszék - a tudásmegosztás területén - vállalta határozatok közzétételét, és a munkavállalók tudásának bővítését, és cél volt a működés hatékonyságának fokozása is. A bírák magas színvonalú ítélkezése, a bíróságok egységes gyakorlatának kialakítása, valamint a bírósági titkárok és fogalmazók ismereteinek bővítése érdekében a Gyulai Törvényszék másodfokú tanácsai elvi jelentőségű határozatokat tesznek közzé a belső honlapon. A törvényszék szakmai és informatikai képzéseket szervezett, amelyeken az érintett munkavállalók megismerték a számviteli változásokat, foglalkoztak a bűnjelkezelés aktuális kérdéseivel, továbbá informatikai képzésen, illetve az Emberi Jogok Európai Bíróságának és az Európai Unió Bíróságának előzetes letartóztatással kapcsolatos joggyakorlatát elemző előadáson vettek részt. 
 
A minőségirányítás területén a cél a gyorsabb ügyfélkiszolgálás, a munkavégzés folyamatosságának fenntartása volt. Ennek érdekében az ügyfelekkel kapcsolatot tartó bírósági dolgozók számára a konfliktuskezelésre felkészítő kommunikációs tréningeket, illetve viselkedéskultúra előadásokat tartottak. A pályázat célként jelölte meg a bíróságok jelentős, így az igazgatási, gazdálkodási, ítélkezési, informatikai és biztonsági folyamataira vonatkozó kockázatok felmérését, a már működő belső kontrollrendszer fejlesztését. Elkészült a törvényszék kockázati térképe is, mely a szabályos, hatékony, gazdaságos működés garanciája. 
 
A változáskezelés területén is szerepet kapott az egyre népszerűbbé váló bírósági közvetítés. Az elvárt szakmai színvonal és az egységes szemlélet biztosítása, illetve a jogszabályi változások miatt belső szabályzatra, valamint a mediátorok munkaköri leírásának történő módosítására volt szükség. A mediációs workshop-on a tapasztalatok megosztása és a kisfilm levetítése után kerekasztal-beszélgetés folyt a meghívott vendégek és a további résztvevők a közreműködésével. Megvalósult a mediációt érintő jogszabályok összefoglalása, és közérthető magyarázat elkészítése a bírósági honlapon történő közzététel végett. 
 
A projekt sikerét jelzi egyrészt, hogy a megvalósítás záró időpontjára a célok megvalósultak, sőt esetenként jelentősen meg is haladták a koncepcióban vállalt értékeket, másrészt a projekthez kapcsolódó munkák a jövőben is folytatódni fognak, hiszen például a másodfokú határozatok belső honlapra feltöltése folyamatos marad, és hasonló képzések szervezése is várható.
 
Gyula, 2014. július 8.