Hasznos tudnivalók, gyakorlati tanácsok

1. A beszámoló és a közhasznúsági melléklet letétbe helyezési kötelezettségével kapcsolatos legfontosabb tudnivalók

Az egyesülési jogról, a közhasznú jogállásról, valamint a civil szervezetek működéséről és támogatásáról szóló 2011. évi CLXXV. törvényben rögzített beszámolási szabályok szerint a civil szervezetek, illetve jogi személyiséggel rendelkező szervezeti egységei a működésükről, a vagyoni, pénzügyi és jövedelmi helyzetükről az adott üzleti év utolsó napjával a kötelesek beszámolót készíteni a 224/2000. (XII.19.) illetve a 479/2016. (XII.28.) Korm. rendelet alapján. A már közhasznú, illetve a jövőben a közhasznú fokozat megszerzését célzó civil szervezet a beszámolójával egyidejűleg közhasznúsági mellékletet is köteles készíteni a 350/2011. (XII.30.) Korm. rendelet alapján.

A civil szervezet a jóváhagyásra jogosult testület által elfogadott beszámolóját köteles minden év május 31. napjáig letétbe helyezni az Országos Bírósági Hivatalnál. Az Országos Bírósági Hivatal a civil szervezetek beszámolóit a bíróságok központi internetes honlapján elérhető közhiteles Civil Szervezetek Névjegyzékében (Névjegyzék) teszi közzé.

Ha a civil szervezet a beszámolóval kapcsolatos kötelezettségét elmulasztja és azt egy éven belül nem pótolja, a bíróság a civil szervezetet pénzbírsággal sújthatja.

A beszámoló közzététele illeték- és díjmentes.

2. Beszámoló benyújtásának módjai

A beszámolók kizárólag az Országos Bírósági Hivatal által rendszeresített nyomtatványok legfrissebb közzétett verzióján nyújthatók be, melyek kitöltéséhez Általános Nyomtatványkitöltő (ÁNYK) program szükséges.

A nyomtatványok az alábbi oldalról tölthetők le: https://birosag.hu/eljarasok-nyomtatvanyai/civil-eljarasok-urlapjai/civil-beszamolok

Az elkészített beszámoló előterjeszthető:

  • elektronikus úton (Ügyfélkapun vagy Cégkapun keresztül) vagy
  • papír alapon postai úton (1363 Budapest, Pf.24.) illetve személyesen az Országos Bírósági Hivatal Ügyfélszolgálati Irodáján (1055 Budapest, Szalay u. 16.)

Az elektronikus eljárásra kötelezett szervezetek beszámolóikat kizárólag elektronikus úton nyújthatják be. Az elektronikus útra nem kötelezett szervezetek választásuk szerint elektronikusan vagy papír alapon is eljárhatnak.

Felhívjuk szíves figyelmüket, hogy az e-mail-ben való megküldés nem felel meg a fenti követelményeknek, ezért az így érkezett beszámolót az Országos Bírósági Hivatalnak nem áll módjában befogadni!

Elektronikus eljárásra kötelezett szervezetek:
    • közhasznú szervezet
    • szövetség
    • közalapítvány
    • köztestület
    • a magánnyugdíjpénztár
    • az önkéntes kölcsönös biztosító pénztár
    • a hitelintézetek önkéntes betétbiztosítási, illetve intézményvédelmi alapja
    • a kölcsönös biztosító egyesület
    • a hegyközség
    • a párt
    • az országos sportági szakszövetség

A postai úton megküldött beszámolót az Országos Bírósági Hivatal kizárólag eredetben, keltezéssel ellátva, a tárgyév, illetve az időszak pontos feltüntetésével, valamint a képviselő aláírásával ellátva fogadja el.

Elektronikus megküldés esetén, amennyiben nem a szervezet saját Cégkapuján illetve a bejegyzett képviselő Ügyfélkapuján keresztül kerül a beszámoló benyújtásra, a jogosultságot meghatalmazás csatolásával igazolni szükséges.

3. A civil szervezetek nyilvános adatai, beszámolói és a kivonat

A bejegyzett civil szervezetek nyilvános adatai, beszámolói és közzétételei a Civil Szervezetek Névjegyzékében tekinthetők meg.

A Névjegyzéket a honlapon az alábbi linkre kattintva közvetlenül ( https://birosag.hu/civil-szervezetek-nevjegyzeke ) illetve az alábbi módon találhatja meg:

a felső menüsorban: Adatbázisok → Civil szervezetek → Civil szervezetek névjegyzéke

 

Az adott civil szervezetre az alábbi módon kereshet rá:

- írja be a keresett szervezet nevét, vagy a nevének egy jellegzetes részét vagy akár csak az adószám első 8 számjegyét

- érvényesítse a lap alján található captchát ("Nem vagyok robot") és kattintson a „Keresés”-re.

- a találati lista felett található captcha ("Nem vagyok robot") kipipálását követően a szervezet nevére kattintva elérhetővé válnak a részletes adatok, illetve – a táblázat alatt jobb oldalon – a beszámolók és közzétételek

- a beszámolók és közzétételek a közzététel dátumára kattintva nyithatók meg

 

A civil szervezet nyilvántartási adatairól kivonatot a szervezetet bejegyző törvényszéktől igényelhet. Elérhetőségeik: https://birosag.hu/torvenyszekek

 

Elektronikus úton a PK-32 Egyéb kérelem nyomtatványon kérelmezhetik a kivonatot (a nyomtatvány innen tölthető le: https://birosag.hu/nyomtatvanyok/egyeb-kerelem-fellebbezes-hianypotlas/egyeb-kerelem )

4. A beszámolók elkészítéséhez szükséges ÁNYK-program és a beszámoló nyomtatványok telepítése

I. ÁNYK-PROGRAM TELEPÍTÉSE

A beszámoló nyomtatványok kitöltéséhez szükséges az Általános Nyomtatványkitöltő Keretprogram (ÁNYK) telepítése. A program a NAV oldaláról tölthető le.

ÁNYK letöltése

 

II. BESZÁMOLÓ NYOMTATVÁNY LETÖLTÉSE ÉS TELEPÍTÉSE

A beszámoló nyomtatványok listájából válassza ki a megfelelőt, majd töltse le a nyomtatvány .jar fájlját:

JAR helye

 

A letöltött fájlra duplán kattintva elindul a nyomtatvány telepítése.

JAR telepítés

 

A „Tovább” gombra háromszor, végül a „Befejezés” gombra kattintva a rendszer elvégzi az új nyomtatvány telepítését. 

Ezután a nyomtatvány megtalálható lesz az ÁNYK programban a sablonok között.

kiválasztás

5. Mikor kell meghatalmazás a beszámoló beküldéséhez?

Ha a szervezet a saját Cégkapuján vagy a bejegyzett képviselő Ügyfélkapuján keresztül küldi be a beszámolóját, a jogosultságot egyéb módon nem kell igazolnia.

Ha a szervezet nem a saját Cégkapuján vagy nem a bejegyzett képviselő Ügyfélkapuján keresztül terjeszti elő a beszámolóját, akkor a benyújtására való jogosultságot meghatalmazás csatolásával kell igazolni.

A meghatalmazását teljes bizonyító erejű magánokiratba kell foglalni, formai követelménye nincs. A pdf formátumba átalakított meghatalmazást minden egyes beszámolóhoz csatolni kell, de ez lehet ugyanaz a korábban készített meghatalmazás, amely általános és visszavonásig érvényes.

A meghatalmazáshoz szerkeszthető okirat sablon az alábbi oldalon érhető el: https://birosag.hu/eljarasok-nyomtatvanyai/civil-eljarasok-urlapjai/civil-beszamolok

Felhívjuk a figyelmet, hogy az Országos Bírósági Hivatal nem lát rá a NAV-nál történő eljárásokra szóló regisztrációkra, illetve arra sem, hogy az adott szervezet Cégkapujához ki került ügykezelőként hozzárendelésre (a Cégkapu jogosultság vizsgálatát a beküldést megelőzően a Központi Azonosítási Ügynök (KAÜ) végzi el).

A teljes bizonyító erejű magánokiratba foglalt meghatalmazást a polgári perrendtartásról szóló 2016. évi CXXX.törvény 325.§ szabályozza, mely szerint akkor teljes bizonyító erejű magánokirat a meghatalmazás, ha

a) a kiállító az okiratot saját kezűleg írta és aláírta,
b)
két tanú igazolja, hogy az okirat aláírója a részben vagy egészben nem általa írt okiratot előttük írta alá, vagy aláírását előttük saját kezű aláírásának ismerte el; igazolásként az okiratot mindkét tanú aláírja, továbbá az okiraton a tanúk nevét és - ha törvény eltérően nem rendelkezik - lakóhelyét, ennek hiányában tartózkodási helyét olvashatóan is fel kell tüntetni,

c) az okirat aláírójának aláírását vagy kézjegyét az okiraton bíró vagy közjegyző hitelesíti,
d) az okiratot a jogi személy képviseletére jogosult személy a rá vonatkozó szabályok szerint megfelelően aláírja,
e) ügyvéd vagy kamarai jogtanácsos az általa készített okirat szabályszerű ellenjegyzésével bizonyítja, hogy az okirat aláírója a más által írt okiratot előtte írta alá vagy aláírását előtte saját kezű aláírásának ismerte el,
f) az elektronikus okiraton az aláíró a minősített vagy minősített tanúsítványon alapuló fokozott biztonságú elektronikus aláírását vagy bélyegzőjét helyezte el, és - amennyiben jogszabály úgy rendelkezik - azon időbélyegzőt helyez el,
g) az elektronikus okiratot az aláíró a Kormány rendeletében meghatározott azonosításra visszavezetett dokumentumhitelesítés szolgáltatással hitelesíti, vagy
h) olyan, törvényben vagy kormányrendeletben meghatározott szolgáltatás keretében jött létre, ahol a szolgáltató az okiratot a kiállító azonosításán keresztül a kiállító személyéhez rendeli és a személyhez rendelést a kiállító saját kezű aláírására egyértelműen visszavezethető adattal együtt vagy az alapján hitelesen igazolja; továbbá a szolgáltató az egyértelmű személyhez rendelésről kiállított igazolást elektronikus dokumentumba kapcsolt, elválaszthatatlan záradékba foglalja és azt az okirattal együtt legalább fokozott biztonságú elektronikus bélyegzővel és legalább fokozott biztonságú időbélyegzővel látja el.

6. Dokumentumok csatolása a beszámolóhoz

Kitöltött beszámoló nyomtatványhoz pdf-be formázott dokumentumokat, illetve az elektronikus aláírással ellátott asice kiterjesztésű fájlt lehet csatolni.

Az egyes csatolmánytípusokból fajtánként egy-egy dokumentum csatolható. Kérjük, hogy a különböző dokumentumokat ne szerkesszék egybe, azokat típusonként csatolják a nyomtatványhoz.

A Könyvvizsgálói jelentés, a Szöveges beszámoló illetve a Kiegészítő melléklet típusú csatolmányokhoz csatolt mellékletek megjelenítésre kerülnek.

 

A csatolás menete:

1. Adatok/Csatolmányok kezelése

Csatolmányok

 

2. Csatolmányok típusának beállítása

Fontos, hogy a megfelelő csatolmánytípust válasszák ki, mert ennek elmulasztása elutasítási ok lehet. A Mellékletek lapon való megjelölést „nem hozza át” a rendszer, a különböző dokumentumokat egyesével kell kijelölni és csatolni.

típusok

 

A megfelelő típus kiválasztása után a kattintson a „Hozzáad” gombra, majd válassza ki a fájlt a számítógépén lévő dokumentumok közül.

A csatolások után a „Csatolmányok listája” táblázat „Típus” oszlopának szélesítésével tudja ellenőrizni, hogy az adott dokumentumok a megfelelő helyre kerültek-e.

típus ellenőrzés

 

Miután az összes kívánt dokumentumot csatolta, az „OK” gomb lenyomásával tudja véglegesíteni. 

Ha a csatolmányokkal elmentett nyomtatványt a későbbiekben megnyitja, a „Csatolmányok típusa” az alapbeállítására (01 Könyvvizsgálói jelentés) fog visszaállni, de ez a már korábban, megfelelően csatolt dokumentumokat nem módosítja (a „Csatolmányok listájában” a „Típus”-nál leellenőrizhető).

7. Beszámoló benyújtása Ügyfélkapun keresztül

1. Közvetlenül az ÁNYK-programból

A nyomtatvány kitöltése és a szükséges dokumentumok csatolását követően:

Kapcsolat az Ügyfélkapuval / Nyomtatvány megjelölése elektronikus beküldésre

ÁNYK-ból

 

A kitöltött nyomtatványt és csatolmányait nem szükséges AVDH aláírással ellátni, ezért ha nem kíván ezzel élni, az „Indulhat a nyomtatvány megjelölése?” panelen pipálja ki a „Nem kérem a nyomtatvány és csatolmányok elektronikus hitelesítése” check box-ot.

Nincs hitelesítés

 

A titkosítás befejezése után ismét Kapcsolat az Ügyfélkapuval / Nyomtatvány közvetlen beküldése az Ügyfélkapun keresztül.

Ügyfélkapuval

 

Ezután a Központi Azonosítási Ügynökön (KAÜ) belül az Ügyfélkapu azonosítók megadását követően a beszámoló elküldésre kerül.

 

2. A tárhelyen keresztül

A tárhelyen keresztül is kizárólag az ÁNYK-programmal előállított, titkosított (.kr kiterjesztésű) fájl küldhető el.

Az Ügyfélkapuhoz tartozó tárhelyen a Küldés menüpontnál illessze be a fájlt.

A küldemény címzettjét nem kell külön megadni, a dokumentum automatikusan az Országos Bírósági Hivatalhoz kerül továbbításra.

Küldés

8. Beszámoló benyújtása Cégkapun keresztül

A szervezet beszámolóját elektronikus úton Cégkapun keresztül is előterjesztheti.

1. Cégkapu kapcsolat beállítása az ÁNYK-ban

Ezt a beállítást csak egyszer szükséges megtenni, további módosításig a rendszer eltárolja.

A Szerviz / Beállítások / Működésen belül a „Kapcsolat a Cég/Hivatali kapuval menü engedélyezése” előtti check boxot pipálja be, majd kattintson az OK gombra.

Az ÁNYK újraindítása után a felső menüsor kiegészül a „Kapcsolat a Cég/Hivatali kapuval” menüponttal.

Kapcsolat

 

2. Beküldés közvetlenül az ÁNYK programból

A nyomtatvány kitöltése és a szükséges dokumentumok csatolását követően:

„Kapcsolat a Cég/Hivatali kapuval / Nyomtatvány megjelölése elektronikus megküldésre” menüpontra

Beküldés közvetlenül az ÁNYK programból

 

A kitöltött nyomtatványt és csatolmányait nem szükséges AVDH aláírással ellátni, ezért ha nem kíván ezzel élni, az „Indulhat a nyomtatvány megjelölése?” panelen pipálja ki a „Nem kérem a nyomtatvány és csatolmányok elektronikus hitelesítése” check box-ot.

nem szükséges AVDH aláírással ellátni

 

A titkosítás befejezése után ismét kattintson a „Kapcsolat az Cég/Hivatali kapuval / Nyomtatvány közvetlen beküldése” menüpontra.

ismét kattintson a „Kapcsolat az Cég/Hivatali kapuval / Nyomtatvány közvetlen beküldése” menüpontra

 

„Azonosítás” – Cég/Hivatali kapu azonosító: a cég (jelen esetben a civil szervezet) adószámának első 8 számjegye.

Azonosítás

 

Ezt követően a Központi Azonosítási Ügynökön (KAÜ) az Ügyfélkapu azonosítók megadását követően a beszámoló elküldésre kerül. (a Cégkapu kezeléséhez való jogosultságot ekkor ellenőrzi a KAÜ, ezért egyéb igazoló dokumentum (meghatalmazás) csatolása nem szükséges)

 

3. Beszámoló elküldése a tárhelyen keresztül

A tárhelyen keresztül kizárólag az ÁNYK-programmal előállított, titkosított (.kr kiterjesztésű) fájl küldhető el. A tárhelyen válassza ki a megfelelő Cégkaput, majd a Küldés menüpontnál illessze be a fájlt. A küldemény címzettjét nem kell külön megadni, a dokumentum automatikusan az Országos Bírósági Hivatalhoz kerül továbbításra.

a Küldés menüpontnál illessze be a fájlt

9. Milyen visszajelzések érkeznek a beszámoló beküldéséről?

Beszámoló elektronikus beküldése esetén három üzenet érkezik a beküldő tárhelyére az alábbi sorrendben:

 

I. A Központi Rendszer (NISZ biztonságos kézbesítési szolgáltatás) feladótól érkező üzenetek:

A beszámoló megküldését követően szinte azonnal érkező automatikus üzenetek, a tárhelyen a feladónál ÁBT szerepel.

1. üzenet: Feladási igazolás, amely a hagyományos postai szolgáltatásban használt feladóvevényhez hasonlóan azt igazolja, hogy a Központi Rendszer a küldeményt kézbesítésre befogadta.

2. üzenet: Letöltési igazolás, amely a postai szolgáltatásban használt tértivevénynek megfelelően arról tájékoztat, hogy az Országos Bírósági Hivatal a Központi Rendszertől a küldeményt átvette.

 

Ezek az üzenetek a tárhely alapbeállítása szerint kiszűrésre kerülnek, azaz nem találhatóak meg a „Beérkezett üzenetek” között és az Ügyfélkapuhoz tartozó e-mail címre sem érkezik ezekről értesítés. A „Szűrés” beállításával tudja ezeket az üzeneteket megtekinteni úgy, hogy a „Kivéve rendszerüzenetek” elől kiveszi a pipát:

Szűrés

 

A Feladási, illetve Letöltési igazolást az Országos Bírósági Hivataltól megérkező érdemi válaszig érdemes megőrizni.

Ha nem érkezik meg pár percen belül a Feladási és Letöltési igazolás, akkor érdemes a beszámolót ismételten elküldeni (előtte mindenképpen ellenőrizzék, hogy nem került-e az igazolás a szűrt dokumentumok közé, illetve nem áll-e fenn a kézbesítést befolyásoló központi üzemzavar, amelyről a birosag.hu – Rendkívüli hírek oldalon ad tájékoztatást az Országos Bírósági Hivatal)

 

II. Az Országos Bírósági Hivataltól (OBHGEPI) érkező válaszok (3. üzenet)

Ezekről küld ki a rendszer értesítő e-mailt a tárhelyhez tartozó elektronikus levelezési címre.

 

Ha a tárhelyen 3 napon belül nem történik meg a dokumentum átvétele, második értesítés kerül kiküldésre; amennyiben ettől számított 5 munkanapon belül sem kerül letöltésre az irat, a kézbesítési fikció beáll, azaz a küldemény kézbesítettnek minősül.

 

A beszámolót a legfrissebb verziójú űrlapon szükséges előterjeszteni, ezért, ha a beszámolót nem a legfrissebb nyomtatványon nyújtotta be, akkor a megküldést követően „Automatikus válasz” tárgy megjelöléssel kerül kiküldésre az erről szóló visszajelzés. Ebben az esetben a nyomtatvány frissítését követően ismételjék meg a benyújtást!

 

Ha a beszámolót a megfelelő verziójú nyomtatványon küldték meg, a beszámolók kézi feldolgozását követően kerül kiküldésre az érdemi válasz:

• szabályszerű benyújtás esetén „Igazolás” dokumentum

• nem szabályszerű benyújtás esetén tájékoztatólevél, amelyben a hiba pontos megjelölésével hívjuk fel a figyelmet a beszámoló ismételt előterjesztésére

 

A tárhely beállítása szerint az érkezett dokumentumok 30 napon túl törlésre kerülnek, ezért azokat érdemes vagy a tartóstárba áthelyezni vagy pedig lementeni későbbi felhasználásra.

Az érkező dokumentumokat kérjük, minden esetben olvassák el.

10. Hogyan kaphat a beszámoló beadásáról igazolást?

Elektronikusan megküldött beszámoló esetén, amennyiben az az Országos Bírósági Hivatal által közzétételre befogadásra kerül, a beküldő (Ügyfélkapu vagy Cégkapu) tárhelyére kerül minden esetben kiküldésre az igazolás. A tárhelyről az érkezett dokumentumok 30 napon túl törlésre kerülnek, ezért azokat érdemes vagy a tartóstárba áthelyezni vagy pedig lementeni későbbi felhasználásra.

Postai úton megküldött beszámolók esetén kérjük kísérőlevélben jelezze, amennyiben igazolásra lenne szüksége.

Az igazolások kiállítására utólagosan is van lehetőség, melyet kérhetnek e-mailben (civilinfo@obh.birosag.hu), illetve személyesen az Országos Bírósági Hivatal Országos Nyilvántartási Irodájának ügyfélszolgálatán.

11. Hogyan járhat el, ha az újonnan megválasztott képviselő még nem került a törvényszék által bejegyzésre?

Ebben az esetben a megválasztott képviselő eljárhat a beszámoló benyújtásának ügyében. Az erre való jogosultságát a megválasztásáról szóló aláírt közgyűlési jegyzőkönyv csatolásával tudja igazolni (a beszámoló nyomtatvány „Meghatalmazás” csatolmánytípusához szükséges csatolni)

12. Végelszámolás esetén hogyan kell a beszámolót leadni?

A végelszámolás során az üzleti év gyakran nem esik egybe a naptári évvel. Ebben az esetben is a közzétett PK-nyomtatványokon szükséges benyújtani a beszámolókat, a fordulónap tárgyévének megfelelő nyomtatványt kiválasztva, amelyen pontosan megjelölheti az időszakot.

13. Vonatkozó jogszabályok

Az egyesülési jogról, a közhasznú jogállásról, valamint a civil szervezetek működéséről és támogatásáról szóló 2011. évi CLXXV. törvény

A civil szervezetek bírósági nyilvántartásáról és az ezzel összefüggő eljárási szabályokról szóló 2011. évi CLXXXI. törvény

A számvitelről szóló 2000. évi C. törvény

A számviteli törvény szerinti egyes egyéb szervezetek beszámolókészítési és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló 479/2016. (XII.28.) Korm. rendelet

A számviteli törvény szerinti egyes egyéb szervezetek beszámolókészítési és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól 224/2000. (XII. 19.) Korm. rendelet

A civil szervezetek gazdálkodása, az adománygyűjtés és a közhasznúság egyes kérdéseiről szóló 350/2011. (XII. 30.) Korm. rendelet

14. Ügyfélszolgálat elérhetőségei

Országos Bírósági Hivatal

Országos Nyilvántartási Iroda

 

Cím: 1055 Budapest, Szalay utca 16.

E-mail: civilinfo@obh.birosag.hu

Ügyfélfogadás:

H-Cs: 9:00 – 16:00

P: 9:00 – 13:00

 

Telefon:

06-1-354-4165

06-1-354-4115

06-1-354-4295