81/2012. (X. 15.) OBT határozat az Országos Bírói Tanács az ügyviteli és iratkezelési szabályzatáról1
Az Országos Bírói Tanács az ügyviteli és iratkezelési szabályzatát elfogadja.
Melléklet a 81/2012. (X. 15.) OBT határozathoz
Az Országos Bírói Tanács a 60/2012. (IX. 17.) OBT határozatban foglalt felhatalmazás alapján - figyelemmel a Szervezeti és működési szabályzatának 13. §-ában foglaltakra - az elektronikus iratkezelés bevezetéséig a következő ügyviteli és iratkezelési szabályzatot fogadta el:
Általános rendelkezések
1. § (1) A szabályzat hatálya az Országos Bírói Tanács (a továbbiakban: OBT) ügyvitelét a bíróságok szervezetéről és igazgatásáról szóló 2011. évi CLXI. törvény 86. § (3) bekezdés a) pontja alapján ellátó Országos Bírósági Hivatal (a továbbiakban: OBH) Koordinációs és Szervezési Főosztálya munkatársai közül az OBH elnöke által kijelölt munkatársaira (a továbbiakban: OBT Iroda) terjed ki.
(2) A minősített adatokat tartalmazó iratokra a bíróságokra és az OBH-ra vonatkozó jogszabályok, illetve titkos ügykezelési szabályok rendelkezéseit kell alkalmazni.
(3) A jelen szabályzatban és az OBT Szervezeti és működési szabályzatában nem szabályozott kérdésekben a bíróságok elnöki ügyvitelére vonatkozó szabályokat kell értelemszerűen alkalmazni.
Érkeztetés és átirányítás
2. § (1) Az OBT irodához érkezett iraton - az irat valamennyi példányán és mellékletén, az irat felzetén vagy az első oldalán, illetve az elektronikus úton érkezett irat kinyomtatott példányán - az OBT Iroda az érkezés napján érkeztető bélyegző használatával feltünteti az OBT megnevezését, az ügyszámot, az érkezés évét, hónapját és napját. Az iraton meg kell jelölni a példányok és a mellékletek számát.
(2) Az OBT Irodához érkező, de az OBH, illetve valamely bíróság hatáskörébe részben vagy egészben tartozó iratot az OBH iktatórendszerében is érkeztetni kell.
Az ügycsoportok
3. § (1) Az OBT ügyeket a mellékletben meghatározott ügycsoportonként kell lajstromozni és kezelni.
(2) Az OBT ügycsoportok főcsoportjait egymás után következő, növekvő római számjegyekkel, az alcsoportokat pedig az ábécé egymás után következő nagybetűivel kell megjelölni.
(3) Az OBT elnöke a mellékletben nem szereplő további alcsoportokat alakíthat ki.
Az iratboríték
4. § (1) Az OBT ügyiratokat alcsoportonként külön iratborítékban kell kezelni. Az iratborítékon fel kell tüntetni a megnyitás évszámát, a fő- és az alcsoport jelét. (2012.OBT.I.C.3.).
(2) Minden év január 1-jén az egyes alcsoportoknak új iratborítékot kell nyitni.
(3) Az iratboríték „Észrevételek” rovatába az ügy kezelésével és elintézésével kapcsolatos fontosabb adatokat kell bejegyezni.
(4) Az iratborítékokat nyomdai úton kell elkészíteni.
Az iratkezelés
5. § (1) A lajstromozáskor a papíralapú OBT ügy iratborítékának megfelelő rovatait az OBT Iroda munkatársa tölti ki.
(2) Az utóirat a kezdőirat sorszáma alatt a következő alszámot kapja.
(3) Az iratra rá kell jegyezni az ügyszámot, az esetleges alszámot és a mellékletek számát, és alá kell írni.
A gyűjtőív
6. § (1) Ha az ügyben érkezett utóiratok száma meghaladja a kettőt, gyűjtőívet kell nyitni.
(2) A gyűjtőíven az ügy számát, az utóiratokat az alszámok sorrendjében, az érkezés időpontjának megjelölésével kell feljegyezni.
(3) A gyűjtőívet nyomdai úton kell elkészíteni.
Az ügyszám
7. § Az ügyszám a kezdőirat érkezésének időpontját jelző évszámból, az „OBT.” rövidítésből, a főcsoport megjelölésére szolgáló római számjegyből, az alcsoportot megjelölő nagybetűből és az ügy iratboríték szerinti sorszámából áll [pl. 2012. OBT. I. E. 8.].
Az alszám
8. § Az OBT ügyben érkezett utóiratot alszámmal is el kell látni. Az alszámot arab számjegyekkel kell az iraton feltüntetni. Az utóirat száma az ügyszám, törve az alszámmal [pl. 2012. OBT. I. C. 3/2.].
A mutatókönyv
9. § (1) Az OBT ügyekről betűrendes mutatókönyvet vagy számítógépes nyilvántartást (a továbbiakban: mutatókönyv) kell vezetni.
(2) A mutatókönyvben a címszó mellett fel kell tüntetni az ügyek számát.
A címszó
10. § (1) Az OBT ügyben a címszó a kezdőirat tárgya és a név. Ha az ügy több tárgyra vagy személyre vonatkozik, minden egyes tárgy és név külön címszó.
(2) Ha a címszót helytelenül jelölték meg vagy, ha megváltozik, azt a mutatókönyvben helyesbíteni kell úgy, hogy a régi címszó mellett utalni kell az új címszóra is.
Az OBT ügy kiadmánya
11. § (1) Az OBT ügy kiadmányát eredeti aláírással és az OBT körbélyegzőjével kell ellátni. A kiadmányon az intézkedés ügyszámát, a bal oldalon, a tárgyat, a hivatkozási számot és a mellékleteket a jobb oldalon felül, az intézkedés szövege előtt kell megjelölni. A mellékleteket szám szerint kell megjelölni.
(2) Az OBT ügyek intézése során a küldeményeket elsősorban elektronikus úton (e-mail) kell továbbítani.
A bélyegzők nyilvántartása
12. § A kör- és az érkeztető bélyegzőkről jegyzéket kell vezetni. A jegyzékben fel kell tüntetni a bélyegző lenyomatát, a bélyegző használójának a nevét.
Hatályba léptető rendelkezés
13. § Ez a szabályzat 2013. január. 1. napján lép hatályba.
Melléklet
OBT ÜGYCSOPORTOK
I. Általános jellegű ügyek
A) Az Országos Bírói Tanács
1. határozatai
2. szabályzatai
B) Az Országos Bírói Tanács elnökének tájékoztatói és közleményei
C) Az Országos Bírósági Hivatal elnökének
1. Határozatai
2. Normatív utasításai (szabályzatai), ajánlásai,
3. Beszámolói
4. Tájékoztatói, közleményei
D) A Kúria, az ítélőtáblák és a törvényszékek elnökeinek rendelkezései, intézkedései
E) A szolgálati bíróság ügyrendjével kapcsolatos ügyek
F) A költségvetéssel kapcsolatos ügyek
1. Az Országos Bírói Tanács költségvetése
2. A bíróságok költségvetése
G) Sajtótájékoztatás
H) Egyéb vegyes ügyek
II. Az Országos Bírói Tanács működésének irányítása
A) Az Országos Bírói Tanács ülésterve
B) Az Országos Bírói Tanács elnökének intézkedései
C) Az Országos Bírói Tanács ülése
D) Az Országos Bírói Tanács szakbizottságai
1. Állandó szakbizottság
2. Ad hoc szakbizottság
III. Felügyelet és ellenőrzés
A) Az Országos Bírói Tanácsnak az Országos Bírósági Hivatallal kapcsolatos felügyeleti és ellenőrzési tevékenysége
B) Az Országos Bírói Tanácsnak a bíróságokkal kapcsolatos felügyeleti és ellenőrzési tevékenysége
C) Célvizsgálatok
IV. Levelezés
A) Az Országos Bírósági Hivatallal
B) A bíróságokkal
C) A Közigazgatási és Igazságügyi Minisztériummal
D) Az ügyészséggel, az ügyvédi kamarával, a rendőrséggel
E) Egyéb állami és társadalmi szervezetekkel
F) A bírói egyesületekkel
G) Más egyesületekkel és szakmai kamarákkal
V. A bírák és a bírósági vezetők személyi ügyei
A) Általános személyi ügyek
1. Bírák kinevezésével és felmentésével kapcsolatos ügyek
2. Vezetői pályázatokkal kapcsolatos ügyek
3. Kitüntetések, címek
4. Szolgálati bírák megválasztása
B) Összeférhetetlenségi ügyek
C) Vagyonnyilatkozati ügyek
VI. Tanulmányi és oktatási ügyek
A) Az Országos Bírói Tanács tagjainak képzése, továbbképzése
1. Tanfolyamok, szemináriumok, konferenciák
2. Külföldi tanulmányutak
B) Bírák és igazságügyi alkalmazottak képzése, továbbképzése
1. Tanfolyamok, szemináriumok, konferenciák
2. Külföldi tanulmányutak
VII. Statisztikával kapcsolatos ügyek
VIII. Beszerzések, javítások, selejtezés
A) Irodaszer-, nyomtatványigénylés
B) Bélyegzők
C) Ingó leltári tárgyak
D) Technikai berendezések
E) Ingó tárgyak és technikai berendezések javítása
F) Posta- és távbeszélő költségek
G) Selejtezés
1. Iratok
2. Ingóságok
IX. Ügyiratok
A) Iratok megküldése
B) Elveszett (megsemmisült) irat pótlása
X. Bejelentések, panaszok, soron kívüli ügyek
A) Bejelentések, panaszok bíróval, igazságügyi alkalmazottal szemben
B) Kiemelkedő jelentőségű ügyek soron kívüli intézése iránti kérelmek
XI. Szerződések
A) Az Országos Bírói Tanács szerződései
1. Tartós kötelezettségvállalás
2. Egyéb megbízási szerződések
XII. Informatikai ügyek