Adatkezelési tájékoztató a visszaélés-bejelentésekkel összefüggő személyes adatok Országos Bírósági Hivatal általi kezeléséhez
Az Országos Bírósági Hivatal (a továbbiakban: OBH) különös figyelmet fordít arra, hogy adatkezelése során az (EU) 2016/679 európai parlamenti és tanácsi rendelet (a továbbiakban: GDPR)1, az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény (a továbbiakban: Info tv.), valamint az egyéb vonatkozó jogszabályok rendelkezéseinek megfelelően járjon el.
A tájékoztató a GDPR 13. és 14. cikke szerint rendelkezésre bocsátandó információkról való tájékoztatás céljából készült a személyes adatoknak az OBH belső visszaélés-bejelentési rendszerével összefüggő kezeléséhez.
A visszaélés-bejelentéssel érintett személyt a panaszokról, a közérdekű bejelentésekről, valamint a visszaélések bejelentésével összefüggő szabályokról szóló 2023. évi XXV. törvény (a továbbiakban: Panasz tv.) alapján a vizsgálat megkezdésekor külön is megilleti adatvédelmi tájékoztatás (a személyes adatai védelmével kapcsolatban őt megillető jogairól, valamint az adatai kezelésére vonatkozó szabályokról), amelyre kivételesen, indokolt esetben később is sor kerülhet, ha az azonnali tájékoztatás meghiúsítaná a bejelentés kivizsgálását [Panasz tv. 27. § (2) bekezdés].
A tájékoztatóban írtak szempontjából:
érintett: a panaszt vagy közérdekű bejelentést előterjesztő személy; a belső visszaélés-bejelentési rendszeren keresztül bejelentést tevő személy; a bejelentéssel érintett személy; az a személy, aki a bejelentésben foglaltakról érdemi információval rendelkezhet; ez utóbbi személyek jogi képviselője; valamint az a személy, aki a jogszerű bejelentést tevő bejelentő részére segítséget nyújt a bejelentés megtétele során [Panasz tv. 20. § (2)-(3) bekezdés, 26. § (1) bekezdés, 27. § (2)-(3) bekezdés, 49. § (2) bekezdés];
személyes adat: az érintettre vonatkozó bármely információ;
adatkezelő: az érintett személyes adatait kezelő a az OBH;
adatkezelés: a személyes adatokon vagy adatállományokon automatizált vagy nem automatizált módon végzett bármely művelet vagy műveletek összessége, így a gyűjtés, rögzítés, rendszerezés, tagolás, tárolás, átalakítás vagy megváltoztatás, lekérdezés, betekintés, felhasználás, közlés továbbítás, terjesztés vagy egyéb módon történő hozzáférhetővé tétel útján, összehangolás vagy összekapcsolás, korlátozás, törlés, illetve megsemmisítés;
címzett: az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, akivel vagy amellyel a személyes adatot közlik, függetlenül attól, hogy harmadik fél-e. Azon közhatalmi szervek, amelyek egy egyedi vizsgálat keretében az uniós vagy a tagállami joggal összhangban férhetnek hozzá személyes adatokhoz, nem minősülnek címzettnek; az említett adatok e közhatalmi szervek általi kezelése meg kell, hogy feleljen az adatkezelés céljainak megfelelően az alkalmazandó adatvédelmi szabályoknak.
Az alábbiakban a GDPR 13. cikkében írtaknak megfelelő tagolással kerültek rögzítésre az érintett rendelkezésére bocsátandó információk. A GDPR 13. cikke arra az esetre rendelkezésre bocsátandó információkat szabályozza, ha a személyes adatokat az érintettől gyűjtik, míg a 14. cikke arra az esetre, ha a személyes adatokat nem az érintettől szerezték meg.
1. Adatkezelő megnevezése
Elnöke: ………/ Dr. Senyei György Barna
Székhely: ………./1055 Budapest, Szalay u. 16.
Postacím: ………./1363, Pf.: 24.
Telefon: ………./+36-1-354-4109
Fax: ………../+36-1-332-6312
Elektronikus elérhetőség: ………../obh_ekfov@birosag.hu
2. Az adatvédelmi tisztviselő elérhetősége
Telefonszám: …………/+36-1-354-4207
E-mail cím: …………./gdpr@obh.birosag.hu
Levelezési cím: …………./1363 Pf.: 24.
3. Az adatkezelés célja
Az OBH a belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetésével összefüggésben megismert személyes adatokat kizárólag a bejelentés kivizsgálása és a bejelentés tárgyát képező magatartás orvoslása vagy megszüntetése céljából kezeli [Panasz tv. 26. § (1) bekezdés].
Ennek keretében az adatkezelés célja különösen a visszaélés-bejelentések fogadása, rögzítése, visszaigazolása, az eljárás lefolytatására hatáskörrel rendelkező szerv megkeresése, az érintettel való kapcsolattartás, az elintézés eredményéről való tájékoztatás, a visszaélés-bejelentésben érintett személynek a bejelentéssel kapcsolatos álláspontja és bizonyítékai rögzítése, valamennyi érintettnek az elintézéssel kapcsolatos jogairól, adatai kezeléséről és az adatvédelmi jogairól való tájékoztatása, valamint az elintézés folyamatának dokumentálása.
4. A kezelt adatok kategóriái
A fenti cél érdekében kezelt, a Panasz tv. alapján elengedhetetlenül szükséges személyes adatok köre:
- a bejelentő neve, elérhetősége,
- az OBH-val való kapcsolata,
- írásbeli bejelentés másodpéldányának átadása esetén aláírása, a szóbeli bejelentés írásba foglalása során felvett jegyzőkönyv tartalma,
- a bejelentés tartalma (a jogellenes vagy jogellenesnek feltételezett cselekményre vagy mulasztásra, illetve egyéb visszaélésre vonatkozó információ, a bejelentéssel érintett személy neve és egyéb adata), - a bejelentéssel összefüggő egyéb nyilatkozat (kiegészítés, pontosítás, helyesbítés, tényállás tisztázása, további információk rendelkezésre bocsátása),
- jogi képviselet ténye, jogi képviselő személye, elérhetősége és nyilatkozatai,
- a bejelentéssel érintett személynek a bejelentéssel kapcsolatos álláspontja és bizonyítékai, elérhetősége, jogviszonyára vonatkozó adatok,
- annak a személynek a neve és egyéb adata, aki a bejelentésben foglaltakról érdemi információval rendelkezhet, továbbá az általa közölt információ.
5. Az adatkezelés jogalapja
Az adatkezelés a GDPR 6. cikke (1) bekezdés e) pontján alapul, az OBH-ra ruházott közérdekű feladatok végrehajtásához szükséges. Ezen közfeladatokat meghatározó jogszabályi rendelkezések a Panasz tv. 16-31. §-ai.
6. A személyes adatok forrása
A visszaélés-bejelentőre vonatkozó személyes adatok esetén azok forrása maga az érintett; azon személy tekintetében, aki a bejelentésben foglaltakról érdemi információval rendelkezhet, a személyes adatok forrása maga az érintett vagy a bejelentő; a bejelentéssel érintett személy tekintetében a személyes adatok forrása a bejelentő; a jogi képviselő tekintetében a személyes adatok forrása maga az érintett vagy az őt meghatalmazó személy; a bejelentő részére segítséget nyújtó személy tekintetében a személyes adatok forrása maga az érintett vagy a bejelentő.
7. A személyes adatok címzettjei, illetve a címzettek kategóriái
A személyes adatok címzettje lehet a visszaélés-bejelentéssel érintett személy jogi képviselője [Panasz tv. 27. § (2) bekezdés].
Azon közhatalmi szervek, amelyek egy egyedi vizsgálat keretében férhetnek hozzá személyes adatokhoz, nem minősülnek címzettnek [GDPR 4. cikk 9. pont]. Ilyen szervnek minősül a Panasz tv. 29. § (1) bekezdése értelmében a belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetésével kapcsolatos kötelezettségek ellenőrzésére jogosult, a foglalkoztatás-felügyeleti hatósági jogkörében eljáró fővárosi és vármegyei kormányhivatal.
Az előbbi mellett, ha a bejelentés alapján büntetőeljárás kezdeményezése indokolt, akkor intézkedni kell a feljelentés megtételéről, mely magában foglalhatja a személyes adatok továbbítását [Panasz tv. 23. § (2) bekezdés]. A feljelentés kapcsán eljárásra jogosult szervek szintén nem minősülnek címzettnek.
Ezen túlmenően, ha nyilvánvalóvá vált, hogy a bejelentő rosszhiszeműen, valótlan adatot vagy információt közölt, és ezzel bűncselekmény vagy szabálysértés elkövetésére utaló körülmény merül fel, személyes adatait az eljárás lefolytatására jogosult szerv vagy személy részére át kell adni [Panasz tv. 6. § (4) bekezdés a) pont]. E szerv vagy személy úgyszintén nem minősül címzettnek.
Mindezeken túl az OBH a bejelentés intézése során nem közöl személyes adatokat más címzettel. Az adatok harmadik országba, vagy nemzetközi szervezet részére nem kerülnek továbbításra.
8. A személyes adatok tárolásának ideje
Az ügyhöz kapcsolódó iratokat az OBH az iratkezelésére vonatkozó szabályok2 szerint iktatja, és az iktatott iratok között a mindenkor hatályos irattári tervben meghatározott megőrzési időig, illetve - ennek hiányában - levéltárba adásáig kezeli. Ezt követően az Ltv. szerint levéltárba adandó iratokban foglalt adatok és a jogszabálynál fogva kezelendő adatok kivételével az OBH az adatot törli (iratokat selejtezi), illetve a levéltárba adással a személyes adatok kezelése az OBH-nál megszűnik. A bejelentésekkel kapcsolatos elnöki ügyek megőrzési ideje 10 év.
9. Az érintett adatkezeléssel kapcsolatos jogai
9.1. Határidő
Az OBH az érintett jogai gyakorlására irányuló kérelme alapján az annak beérkezésétől számított legfeljebb egy hónapon belül tájékoztatja az érintettet az annak nyomán hozott intézkedéséről vagy az intézkedés elmaradásának okairól. A kérelem beérkezésének napja a határidőbe nem számít bele.
Az OBH szükség esetén, figyelembe véve a kérelem összetettségét és a kérelmek számát, ezt a határidőt további két hónappal meghosszabbíthatja. A határidő meghosszabbításáról OBH a késedelem okainak megjelölésével a kérelem kézhezvételétől számított egy hónapon belül tájékoztatja az érintettet.
9.2. Az adatkezeléssel kapcsolatos érintetti jogok
9.2.1. A hozzáféréshez való jog
Az érintett jogosult arra, hogy az 1. pontban megadott elérhetőségeken keresztül az OBH-tól tájékoztatást kérjen arra vonatkozóan, hogy személyes adatainak kezelése folyamatban van-e, és ha ilyen adatkezelés folyamatban van, jogosult arra, hogy a személyes adatokhoz és a következő információkhoz hozzáférést kapjon:
- az adatkezelés célja;
- az érintett személyes adatok kategóriái;
- azon címzettek vagy címzettek kategóriái, akikkel, illetve amelyekkel a személyes adatokat közölték vagy közölni fogják, ideértve különösen a harmadik országbeli címzetteket, illetve a nemzetközi szervezeteket;
- adott esetben a személyes adatok tárolásának tervezett időtartama, vagy ha ez nem lehetséges, ezen időtartam meghatározásának szempontjai;
- az érintett azon joga, hogy kérelmezheti az adatkezelőtől a rá vonatkozó személyes adatok helyesbítését, törlését vagy kezelésének korlátozását, és tiltakozhat az ilyen személyes adatok kezelése ellen;
- a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatósághoz címzett panasz benyújtásának joga;
- ha az adatokat nem az érintettől gyűjtötték, a forrásukra vonatkozó minden elérhető információ.
Az OBH az adatkezelés tárgyát képező személyes adatok másolatát az érintett erre irányuló kérésére rendelkezésére bocsátja, melyért adminisztratív költségeken alapuló, észszerű mértékű díjat számíthat fel.
Az adatbiztonsági követelmények teljesülése és az érintett jogainak védelme érdekébenaz OBH köteles meggyőződni az érintett és a hozzáférési jogával élni kívánó személy személyazonosságának egyezéséről, ennek érdekében a tájékoztatás, az adatokba történő betekintés, illetve azokról másolat kiadása is az érintett személyének azonosításához kötött. A másolat igénylésére vonatkozó jog korlátját jelenti ugyanakkor, hogy annak gyakorlása nem érintheti hátrányosan mások jogait és szabadságait.
9.2.2. A helyesbítéshez való jog
Az érintett személy az 1. pontban megadott elérhetőségeken keresztül kérheti, hogy az OBH helyesbítse valamely pontatlan személyes adatát. Figyelembe véve az adatkezelés célját, az érintett jogosult arra is, hogy kérje a hiányos személyes adatok - egyebek mellett kiegészítő nyilatkozat útján történő - kiegészítését.
9.2.3. Az adatkezelés korlátozásához való jog
Az érintett személy az 1. pontban megadott elérhetőségeken keresztül kérheti, hogy a személyes adatai kezelését az OBH korlátozza, amennyiben
- az érintett vitatja a személyes adatai pontosságát (ebben az esetbenaz OBH arra az időtartamra korlátozza az adatkezelést, amíg ellenőrzi a személyes adatok pontosságát);
- az adatkezelés jogellenes, és az érintett ellenzi az adatok törlését, és ehelyett kéri azok felhasználásának korlátozását;
- az adatkezelőnek már nincs szüksége a személyes adatokra adatkezelés céljából, de az érintett igényli azokat jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez; vagy
- az érintett tiltakozott az adatkezelés ellen (ez esetben a korlátozás arra az időtartamra vonatkozik, amíg megállapításra nem kerül, hogy az adatkezelő jogos indokai elsőbbséget élveznek-e az érintett jogos indokaival szemben).
Ha az adatkezelés korlátozás alá esik, az ilyen személyes adatokat a tárolás kivételével csak az érintett hozzájárulásával, vagy jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez, vagy más természetes vagy jogi személy jogainak védelme érdekében, vagy az Unió, illetve valamely tagállam fontos közérdekéből lehet kezelni.
Az OBH az érintettet, akinek a kérésére a fentiek alapján korlátozták az adatkezelést, az adatkezelés korlátozásának feloldásáról előzetesen tájékoztatja.
9.2.4. A tiltakozáshoz való jog
Az érintett személy az 1. pontban megadott elérhetőségeken keresztül saját helyzetével kapcsolatos okokból bármikor tiltakozhat az adatkezelés ellen. Ebben az esetben az OBH-nak kell bizonyítania, hogy a személyes adat kezelését olyan kényszerítő erejű jogos okok indokolják, amelyek elsőbbséget élveznek az érintett érdekeivel, jogaival és szabadságaival szemben, vagy amelyek jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez kapcsolódnak.
9.2.5. A törléshez való jog
A tájékoztatóban ismertetett adatkezelés kapcsán az érintett csak akkor élhet a törléshez való jogával, ha az OBH-ra ruházott közhatalmi jogosítványok gyakorlása keretében végzett, vagy az OBH közérdekű feladatainak végrehajtásához, továbbá jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez, illetve védelméhez az adatkezelés nem szükséges.
A fenti feltétel fennállása esetén az érintett jogosult arra, hogy kérésére az OBH indokolatlan késedelem nélkül törölje a rá vonatkozó személyes adatokat, az OBH pedig köteles arra, hogy az érintettre vonatkozó személyes adatokat indokolatlan késedelem nélkül törölje, ha az alábbi indokok valamelyike fennáll:
- a személyes adatokra már nincs szükség abból a célból, amelyből azokat gyűjtötték vagy más módon kezelték;
- az érintett a tiltakozáshoz való joga alapján tiltakozik az adatkezelés ellen, és nincs elsőbbséget élvező jogszerű ok az adatkezelésre;
- a személyes adatokat jogellenesen kezelték;
- a személyes adatokat az adatkezelőre alkalmazandó uniós vagy tagállami jogban előírt jogi kötelezettség teljesítéséhez törölni kell.
10. Jogorvoslathoz való jog
Ha az érintett úgy ítéli meg, hogy az OBH a személyes adatainak kezelése során megsértette a hatályos adatvédelmi rendelkezéseket, akkor
- panaszt nyújthat be a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatósághoz (cím: 1055 Budapest, Falk Miksa utca 9-11., postacím: 1363 Budapest, Pf.: 9.), vagy
- lehetősége van adatainak védelme érdekében bírósághoz fordulni.
A bírósághoz fordulás esetén szabadon eldöntheti, hogy a lakóhelye vagy a tartózkodási helye3, illetve az adatkezelő székhelye szerint illetékes törvényszéknél nyújtja-e be keresetét.
A Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatósághoz, illetve a bírósághoz fordulás előtt célszerű a panasz, illetve a kereset tárgyát képező állított sérelmet az adatkezelővel ismertetni, annak érdekében, hogy az adatkezelő saját hatáskörben gondoskodjon a jogszerű állapot helyreállításáról.
1 Az Európai Parlamenti és a Tanács (EU) 2016/679 rendelete (2016. április 27.) a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 95/46/EK irányelv hatályon kívül helyezéséről.
2 Az iratkezelésre vonatkozó főbb szabályok:
- a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény (a továbbiakban: Ltv.),
- a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet,
- az elektronikus ügyintézésről szóló 451/2016. (XII. 19.) Korm. rendelet,
- az Országos Bírósági Hivatal iratkezelési szabályzatáról szóló 7/2017. (IV. 26.) belső szabályzata.
3 A lakóhelye vagy tartózkodási helye szerinti bíróságot megkeresheti a http://birosag.hu/birosag-kereso oldalon.